施工管理の書類作成地獄から脱出！未経験でもできる改善策を徹底解説
施工管理の書類作成地獄から脱出！未経験でもできる改善策を徹底解説
建設業界で働くあなたへ。施工管理の仕事は多岐にわたり、やりがいも大きいですが、時には理不尽な状況に直面することもありますよね。特に、未経験で入社して間もない時期に、十分な指導もないまま、大量の書類作成を任されるのは、大きなストレスになるでしょう。今回の記事では、そんなあなたの悩みに寄り添い、具体的な解決策を提示します。
施工管理士しかいない建設会社に勤めて半年が経ちました。
安全書類の作成を突然頼まれます。締切は今日のお昼までだから。明日までだから。これから作って下さい。と退勤15分前に言われたりします。しかも自社の人間は誰が入るのか、担当は何なのか、協力会社は誰が入るのか等情報をくれないのです。
社長や上司にいくら相談しても情報が工期直前にならないと来ません。
工事ってそんなに直前まで何も決まらないのでしょうか？元請けからどんな書類が必要か指示が無いのでしょうか？
それとも施工管理士がポンコツなのか、嫌がらせをされているのか、、、。
早く情報が欲しいと言っているのに何故改善されないのでしょうか。
イライラが募って工事担当者にキレてしまいそうです。こんな未経験な新人に適当にぶん投げ過ぎではないかと。この書類はどうやって作るのか聞いてわからないとか舐めてるのか？
愚痴すみません。書類作成の指導も無いまま半年こんな感じで呆れています。
施工管理ってどこもこんな感じで適当なんですかね？
建設業界で働く多くの方が、似たような悩みを抱えています。特に、経験の浅い方にとっては、右も左も分からない状況で、膨大な量の書類作成を一人でこなすのは、非常に困難です。しかし、ご安心ください。この記事では、あなたの抱える問題を具体的に分析し、解決策を提示していきます。あなたのキャリアをより良いものにするために、一緒に考えていきましょう。
なぜ、情報が来ないのか？原因を分析する
まずは、なぜ情報がスムーズに提供されないのか、その原因を深掘りしてみましょう。原因を特定することで、具体的な対策を立てることができます。
1. 組織体制の問題
建設会社によっては、情報共有の仕組みが整っていない場合があります。例えば、以下のような状況が考えられます。
- 情報の一元管理がされていない: プロジェクトに関する情報が、特定の担当者や部署に偏っており、必要な時に必要な情報がすぐに手に入らない。
- コミュニケーション不足: 関係者間の連携がうまくいかず、情報伝達が遅れる。
- ITツールの未活用: 情報共有ツール（クラウドストレージ、プロジェクト管理ソフトなど）が導入されておらず、情報の可視化ができていない。
2. 経験不足による遅延
経験豊富なベテランであれば、過去の経験や知識から、ある程度、書類作成の段取りや必要な情報を予測できます。しかし、未経験者にとっては、何から手をつければ良いのか、どんな情報が必要なのか、判断すること自体が難しい場合があります。その結果、書類作成に時間がかかり、締め切りに間に合わないという事態が発生しやすくなります。
3. 元請けとの連携不足
元請けからの指示が曖昧であったり、必要な情報が遅れて伝えられることもあります。元請けとのコミュニケーション不足は、書類作成だけでなく、工事全体の遅延にもつながりかねません。
4. 人的要因
上司や同僚が多忙で、あなたの質問に十分に答える時間がない、あるいは、教えることに慣れていないという場合もあります。また、情報共有の重要性を理解していない人もいるかもしれません。
具体的な解決策：今すぐできること
原因が分かったところで、具体的な解決策をみていきましょう。すぐに実践できるものから、徐々に改善していくものまで、様々なアプローチがあります。
1. 情報収集の効率化
情報収集の効率化は、書類作成のスピードを格段に向上させます。以下の方法を試してみましょう。
- 情報整理の習慣化: プロジェクトごとに、必要な情報を整理するファイルやフォルダを作成し、情報を一元管理する。
- テンプレートの活用: 過去の書類や、会社で用意されているテンプレートを積極的に活用する。
- 情報源の明確化: 誰に、どんな情報を、いつまでに確認すれば良いのかを明確にする。
- 先輩社員への積極的な質問: 分からないことは、遠慮せずに先輩社員に質問する。その際、質問内容を具体的にすることで、回答を得やすくなる。
2. コミュニケーションの改善
円滑なコミュニケーションは、情報共有をスムーズにし、誤解を防ぎます。以下の点を意識しましょう。
- 報連相の徹底: 上司や同僚への報告・連絡・相談をこまめに行う。
- 質問の工夫: 質問する際は、具体的に何が分からないのかを明確にし、複数の選択肢を提示するなど、相手が答えやすいように工夫する。
- 積極的な情報共有: 自分の持っている情報を、積極的に周囲に共有する。
- 関係者との連携強化: 元請けや協力会社との連携を密にし、情報交換を活発に行う。
3. スキルアップ
書類作成スキルを向上させることで、作業効率が格段に上がります。以下の方法を試してみましょう。
- 書類作成ソフトの習得: WordやExcelなどの書類作成ソフトの機能を習得し、効率的に書類を作成できるようにする。
- 専門知識の習得: 建築基準法や関連法規など、必要な専門知識を学ぶ。
- 資格取得: 施工管理技士などの資格を取得することで、専門知識を深め、キャリアアップにつなげる。
- eラーニングの活用: オンラインで、書類作成や施工管理に関する知識を学ぶ。
4. ツールやシステムの導入
会社に提案し、情報共有を効率化できるツールやシステムの導入を検討しましょう。以下のようなものが考えられます。
- プロジェクト管理ソフト: 情報の一元管理、進捗管理、タスク管理など、プロジェクト全体を効率的に管理できる。
- クラウドストレージ: 複数人でファイルを共有し、共同で編集できる。
- コミュニケーションツール: チャットやビデオ会議などを活用し、リアルタイムでの情報共有を可能にする。
上司や会社への働きかけ方
問題解決のためには、上司や会社への働きかけも重要です。しかし、感情的に訴えるのではなく、論理的に、そして建設的に提案することが大切です。
- 問題点の明確化: 具体的に、どのような情報が不足しているのか、それがどのような影響を与えているのかを説明する。
- 改善策の提案: どのような改善策が有効なのかを具体的に提案する。例：情報共有ツールの導入、研修の実施など。
- 協力体制の構築: 上司や同僚と協力し、問題解決に取り組む姿勢を示す。
- 記録の活用: 問題点や改善策について、記録を残しておくことで、後々の交渉に役立てる。
ケーススタディ：Aさんの場合
実際に、これらの解決策を実践し、状況を改善したAさんの事例を紹介します。Aさんは、あなたと同じように、施工管理の未経験者として入社し、書類作成に苦労していました。
Aさんの状況:
- 入社半年、安全書類の作成を任されるも、情報不足で苦労
- 上司に相談しても、具体的な指示や指導がない
- 書類作成の遅れから、工事の遅延につながることも
Aさんの行った対策:
- 情報整理の徹底: プロジェクトごとに、必要な情報を整理するファイルを作成し、情報を一元管理。
- 先輩社員への質問: 分からないことは、具体的に質問し、回答を記録。
- 上司への提案: 情報共有の仕組みの改善を提案。
- スキルアップ: 書類作成ソフトの使い方を学び、効率化を図る。
結果:
- 情報収集の効率が向上し、書類作成の時間が短縮。
- 上司とのコミュニケーションが改善し、必要な情報をスムーズに入手できるように。
- 書類作成の遅れが減り、工事の遅延も減少。
Aさんのように、地道な努力と工夫を重ねることで、状況は必ず改善します。諦めずに、一つずつ問題解決に取り組んでいきましょう。
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それでも状況が変わらない場合
様々な対策を講じても、状況が改善しない場合は、以下のような選択肢も検討してみましょう。
- 部署異動の検討: 会社内で、より情報共有がスムーズに行われている部署への異動を検討する。
- 転職の検討: 状況が改善しない場合、キャリアアップのために、より良い環境への転職を検討する。
転職を考える際のポイント
もし転職を考える場合は、以下の点を意識しましょう。
- 自己分析: 自分のスキル、経験、強み、弱みを客観的に分析し、どのような仕事が自分に合っているのかを明確にする。
- 企業研究: 興味のある企業について、企業文化、仕事内容、待遇などを徹底的に調査する。
- 情報収集: 転職エージェントや、企業のウェブサイト、SNSなどを活用し、情報を収集する。
- 面接対策: 面接で、自分の経験やスキルを効果的にアピールできるように、しっかりと対策を行う。
まとめ：建設業界でのキャリアを切り開くために
施工管理の仕事は大変なことも多いですが、やりがいも大きい仕事です。今回の記事で紹介した解決策を参考に、あなたの抱える問題を一つずつ解決し、建設業界でのキャリアを切り開いていきましょう。そして、もし一人で悩むことがあれば、いつでも私たちにご相談ください。あなたのキャリアを全力でサポートします。
あなたのキャリアがより良いものになることを、心から応援しています。