技能実習日誌の壁：事務員が直面する課題と解決策
技能実習日誌の壁：事務員が直面する課題と解決策
この記事では、建設業で働く事務員の方が、外国人技能実習生の日誌作成という新たな業務に直面し、様々な問題に悩み、困惑している状況を掘り下げます。具体的には、日誌の適切な作成方法、指導員の責任、そして実習生の成長を促すための具体的なアドバイスを提供します。経験豊富な転職コンサルタントとして、あなたの抱える疑問を一つ一つ紐解き、日々の業務に役立つ実践的な情報をお届けします。
外国人の技能実習日誌について、建設系の会社に勤務している方にお聞きしたいです。それ以外の業種でも構いません、アドバイス頂けたら嬉しいです。
先月ベトナム出身の子が大工見習いとして会社にやってきました。外国人の同僚は初めてな上にまさか事務員の自分が日誌記入を担当することになるとは思いませんでした。
１。実習日誌→想像で日誌を記入はOKなんでしょうか？私の考えはNOです。
実習内容どころか現場を周ることはないので、どんな状態かイメージすらできません。
「本来は指導員が書くものだ」と３人いる指導員のうちの施工管理担当の部長（技能実習責任者・技能実習指導員・生活指導員を兼任）に教えてもらいました。
２。指導員である上に責任者でもある彼が適任だと思うのですが、「俺は名前を貸しているだけだ」と開き直られてしまいました。→そういう企業って多いですか？
３。この男性部長がクソなだけでしょうか？
大工擁護ではないですが、彼以外の２名は現場に直行直帰でPCの使い方も知らない上に、それこそ早朝から夕方まで現場にいて事務所に来ることはなく日誌をつけることは不可能です。サービス残業をかなりしてるそうです。その上、日誌？？？無理です。
それを知ってるので、部長がやらないなら自分だったんだろうとは思います。
４。実習日誌とは、建前上の書類でとりあえず出せば良いんでしょうか？
モヤモヤしてます。
内容が合ってないのによしとする事に疑問を感じます。
何かあった時に実際の実習内容とかけ離れているとまずいとしながらも、わからなくても提出しなければいけないなんてちょっと理解できません。
親切な監理団体の人が、フォーマットをくれてありそうな項目をプルダウンリストにしてくれて想像で実習日誌をつけました。
５。皆さんはきちんと正しい内容で提出してますか？
日本に来たばかりであれば、運搬の仕方、資材の管理や養生、安全の注意喚起などの項目をはじめの一カ月に記入して、二カ月目はもうちょっと難易度上げるとか良いんでしょうか？
アドバイスどうぞよろしくお願いします。
1. 技能実習日誌の重要性と正しい作成方法
技能実習日誌は、外国人技能実習生の成長を記録し、その過程を管理するための重要なツールです。単なる書類ではなく、実習生の技能習得状況、安全管理の徹底、そして日本での生活への適応を把握するための貴重な情報源となります。特に建設業においては、安全管理が最重要課題の一つであり、日誌を通じて実習生の安全意識を高めることが不可欠です。
正しい日誌の作成は、以下の要素を含みます。
- 実習内容の詳細な記録: 実習で学んだ技術、使用した工具、作業の手順などを具体的に記述します。例えば、「〇〇の作業で、△△という工具を使用し、□□の手順で実施した。初めての作業だったが、〇〇指導員の指導のもと、無事に完了した。」といった具体的な記述が重要です。
- 指導員の指導内容: 指導員がどのような指導を行ったのか、実習生が理解できたか、改善点などを記録します。指導内容が明確であれば、実習生の成長を客観的に評価できます。
- 安全管理に関する記録: 作業中の安全対策、危険箇所の指摘、安全教育の実施状況などを記録します。安全管理は建設業において非常に重要であり、日誌を通じて安全意識を高めることが求められます。
- 実習生の自己評価: 実習生自身が、その日の作業について自己評価を行い、理解度や課題を記述します。これにより、実習生の主体的な学習を促すことができます。
2. 指導員の責任と企業の姿勢
技能実習制度において、指導員の役割は非常に重要です。指導員は、実習生に対して技術指導を行うだけでなく、日々の生活指導やメンタルケアも担う必要があります。今回のケースのように、指導員が「名前を貸しているだけ」という姿勢では、実習生の成長を阻害するだけでなく、企業全体の信頼を損なうことにもつながります。
多くの企業では、指導員の負担を軽減するために、日誌作成のサポート体制を整えています。具体的には、以下のような取り組みが行われています。
- 日誌作成の研修: 指導員向けに、日誌の書き方や実習生の指導方法に関する研修を実施します。
- 日誌作成ツールの導入: デジタル化された日誌作成ツールを導入し、指導員の負担を軽減します。
- 日誌のチェック体制: 事務員や他の指導員が日誌の内容をチェックし、問題点があれば指導員にフィードバックを行います。
今回のケースでは、部長の責任放棄が問題ですが、他の指導員も日誌作成が難しい状況にあるようです。企業全体で、実習生の育成に対する意識改革と、指導員へのサポート体制を強化する必要があります。
3. 事務員ができること：日誌作成のサポートと改善提案
事務員の方が、実習日誌の作成に携わることは珍しくありません。しかし、実習内容を詳しく知らないまま日誌を作成することは、大きな課題となります。そこで、事務員の方が行える具体的なサポートと改善提案を以下に示します。
- 情報収集: 現場の指導員や実習生から、日々の実習内容に関する情報を積極的に収集します。写真や動画を活用して、作業の様子を記録することも有効です。
- フォーマットの改善: 監理団体から提供されたフォーマットをベースに、より使いやすく、実習内容を詳細に記録できるようなフォーマットに改善します。プルダウンリストだけでなく、自由記述欄を設けることも重要です。
- 指導員への働きかけ: 指導員に対して、日誌作成の重要性を伝え、協力体制を築きます。日誌作成に関する疑問点や課題を共有し、共に解決策を探ります。
- 実習生とのコミュニケーション: 実習生と積極的にコミュニケーションを取り、日々の作業内容や困っていることを聞き出します。実習生の言葉で日誌を記述することで、よりリアルな内容になります。
- 企業への提案: 企業に対して、日誌作成に関する課題を報告し、改善策を提案します。例えば、指導員向けの研修実施、日誌作成ツールの導入、日誌のチェック体制の強化などを提案します。
4. 実習生の成長を促すための具体的なアドバイス
実習生の成長を促すためには、日誌の作成だけでなく、日々の指導やコミュニケーションが重要です。以下に、具体的なアドバイスを示します。
- 目標設定: 実習生と共に、短期的な目標と長期的な目標を設定します。目標を明確にすることで、実習生のモチベーションを高め、学習意欲を向上させます。
- フィードバック: 実習生の作業に対して、定期的にフィードバックを行います。良い点だけでなく、改善点も具体的に指摘し、成長を促します。
- コミュニケーション: 実習生とのコミュニケーションを密にし、悩みや不安を共有します。異文化への適応や、言葉の壁によるストレスを軽減します。
- 安全教育: 定期的に安全教育を実施し、安全意識を高めます。危険な作業を行う際には、必ず指導員が立ち会い、安全確認を行います。
- 記録: 実習生の成長記録を、日誌だけでなく、写真や動画、ポートフォリオなどで残します。実習生の頑張りを可視化することで、モチベーションを維持し、自信をつけさせます。
5. 具体的な日誌の記入例：1ヶ月目、2ヶ月目の違い
実習日誌の記入内容は、実習生の技能レベルや習得状況に合わせて変化させる必要があります。以下に、1ヶ月目と2ヶ月目の記入例を示します。
1ヶ月目
- 内容: 運搬の仕方、資材の管理、養生、安全の注意喚起など、基本的な作業内容を記録します。
- 記述例: 「本日は、〇〇の資材を現場に運搬する作業を行った。〇〇指導員の指示に従い、安全に注意して運搬した。運搬方法を初めて学び、少し戸惑ったが、〇〇指導員が丁寧に教えてくれたので、理解することができた。今後は、よりスムーズに運搬できるよう、練習を重ねたい。」
2ヶ月目
- 内容: 基本的な作業に加え、より専門的な技術や知識を習得した内容を記録します。
- 記述例: 「本日は、〇〇の作業において、△△という工具を使用して、□□の手順で実施した。先月学んだ〇〇の知識を活かし、スムーズに作業を進めることができた。〇〇指導員からは、更なる技術向上のために、〇〇の練習をするように指示があった。」
このように、実習生の成長に合わせて、日誌の内容をレベルアップさせていくことが重要です。
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6. 企業が取り組むべき課題と解決策
今回のケースで浮き彫りになった問題は、企業の技能実習生受け入れ体制の不備です。企業は、実習生の育成を成功させるために、以下の課題に取り組み、解決策を講じる必要があります。
- 指導員の育成: 指導員向けの研修を定期的に実施し、指導スキルやコミュニケーション能力を向上させます。
- サポート体制の構築: 事務員や他の指導員が、日誌作成をサポートできる体制を構築します。
- 情報共有の促進: 現場と事務方の間で、実習内容に関する情報を共有する仕組みを作ります。
- 評価制度の導入: 実習生の成長を評価する制度を導入し、モチベーションを高めます。
- 労働環境の改善: 指導員の労働時間や負担を軽減し、働きやすい環境を整備します。
7. 成功事例から学ぶ：日誌作成と実習生の成長
多くの企業が、技能実習制度を通じて、外国人実習生の育成に成功しています。これらの成功事例から、日誌作成と実習生の成長に関するヒントを得ることができます。
- 事例1：株式会社〇〇（建設業）
- 日誌作成ツールを導入し、指導員の負担を軽減。
- 実習生とのコミュニケーションを重視し、日々の悩みや課題を共有。
- 実習生の成長を記録したポートフォリオを作成し、モチベーションを維持。
- 結果：実習生の技能向上だけでなく、日本での生活への適応もスムーズに進み、企業への定着率も向上。
- 事例2：有限会社△△（製造業）
- 指導員向けの研修を定期的に実施し、指導スキルを向上。
- 日誌の内容をチェックする体制を整え、指導の質を向上。
- 実習生の目標設定をサポートし、主体的な学習を促す。
- 結果：実習生の技術力向上、安全意識の向上、そして企業への貢献度が高まる。
これらの事例から、日誌作成を単なる書類作成と捉えるのではなく、実習生の成長を支援するための重要なツールとして活用することが、成功の鍵であることがわかります。
8. まとめ：技能実習日誌を成長の糧に
外国人技能実習生の日誌作成は、事務員の方にとって、最初は戸惑うことが多いかもしれません。しかし、日誌作成を通じて、実習生の成長をサポートし、企業全体の発展に貢献することができます。
今回の記事で解説した内容を参考に、日誌の正しい作成方法を理解し、指導員や実習生と協力しながら、より良い実習環境を築いていきましょう。実習生の成長は、あなたの成長でもあり、企業の成長にもつながります。日誌を単なる書類として捉えるのではなく、実習生の未来を切り開くための、そしてあなたのキャリアを豊かにする、貴重なツールとして活用してください。