建築設計施工会社の経理事務初心者必見！会計ソフトでの案件別収支管理を徹底解説
建築設計施工会社の経理事務初心者必見！会計ソフトでの案件別収支管理を徹底解説
この記事では、建築設計施工会社で経理事務を始めたばかりのあなたが抱える会計ソフトの活用に関する疑問を解決します。特に、案件別の収支管理をどのように実現するか、そのための会計ソフトの選び方、具体的な設定方法、そして部門管理機能の活用について、分かりやすく解説します。
小さな建築設計施工の会社で、経理事務を行うことになりました。全く初めての業務のため、現在勉強中です。
今までは白色申告だったのですが、これを機に青色申告に切り替えることにし（事業年度が2ヶ月前に終わったばかりなので、届け出をした後、次の年度からになりますが）、会計ソフトを導入してきっちりと帳簿をつけていく予定でいます。
お金の動きとしては、売り上げは年間10数件程度のクライアントから一括で入ってくるのがほとんどで、支払いは工務店などへの外注や、家具などの仕入れが主です。社長の意向では、案件毎に収支が分かるようにしたいとのことなのですが、これを会計ソフトで実現するには「プロジェクト管理」という機能を利用することになると思うのですが、このような機能が使えるソフトは、とても高価で、かつ多機能すぎる感じなので手が出ません。
では、このような管理を他の会社がしていないのかと言うと、そうも思えません。当初は、Excel にデータを抽出して手動で分析するしかないかと思ったのですが、会計ソフトの部門管理の機能が使えるのではないかと思いつきました。ひとつの案件が発生する毎にひとつの部門を新たに定義して、この案件に関わるものはその部門の収支として記録するという方法です。
これで果たして上手く行きますでしょうか。ご助言などありましたら、ぜひ教えてください。
どうぞよろしくお願いいたします。 m(_ _)m
経理事務初心者の方々、そして会計ソフトの導入や運用に不安を感じているあなたへ。この記事では、会計ソフトを活用して、建築設計施工会社における案件別の収支管理を効率的に行うための具体的な方法を、詳細に解説していきます。高価なプロジェクト管理機能に頼らずとも、部門管理機能を活用することで、案件ごとの収支を把握し、経営判断に役立てることが可能です。Excelでの手動分析から脱却し、会計ソフトを最大限に活用するためのステップを、一緒に見ていきましょう。
1. 会計ソフト導入の第一歩：青色申告と会計ソフトの選び方
まず、青色申告への切り替え、おめでとうございます。青色申告は、複式簿記での記帳が必須となり、会計ソフトの導入が不可欠です。会計ソフトを選ぶ際には、以下の点を考慮しましょう。
- 費用対効果: 建築設計施工会社のような中小企業では、高機能なソフトよりも、必要な機能が揃った費用対効果の高いソフトを選ぶことが重要です。
- 使いやすさ: 初心者でも直感的に操作できるインターフェースであること。サポート体制が充実していることも大切です。
- 部門管理機能: 案件別の収支管理に不可欠な機能です。部門設定が柔軟にできるソフトを選びましょう。
- 拡張性: 将来的な事業拡大に対応できるよう、データの連携や機能追加が可能なソフトを選ぶと良いでしょう。
具体的な会計ソフトの例としては、freee、MFクラウド会計、やよいの青色申告などが挙げられます。これらのソフトは、部門管理機能を備えており、建築設計施工会社のような業種でも十分活用できます。
2. 部門管理機能の活用：案件別収支管理の実現
会計ソフトの部門管理機能を活用することで、案件別の収支管理を効率的に行うことができます。以下に、具体的な手順と設定方法を解説します。
- 部門の定義: 各案件ごとに部門を定義します。例えば、「〇〇邸新築工事」「△△ビル改修工事」のように、案件名に基づいて部門を作成します。
- 取引の入力: 収入（売上）と支出（外注費、材料費など）を、それぞれの案件の部門に紐付けて入力します。これにより、各案件の収支が自動的に計算されます。
- レポートの確認: 各部門（案件）ごとの損益計算書を作成し、収支状況を確認します。これにより、各案件の利益率やコスト構造を把握できます。
設定例:
例えば、「〇〇邸新築工事」という案件の場合、以下のように部門を設定し、取引を入力します。
- 部門: 〇〇邸新築工事
- 収入: 〇〇邸新築工事請負代金
- 支出: 外注費（大工、左官、電気工事など）、材料費（木材、塗料、設備など）
このように設定することで、〇〇邸新築工事に関するすべての収支が「〇〇邸新築工事」部門に集計され、案件ごとの収支が明確になります。
3. 会計ソフトでの具体的な設定方法
会計ソフトを実際に使用する際の、具体的な設定方法について説明します。ここでは、一般的な会計ソフトを例に、設定手順を解説します。
- 初期設定: 会計ソフトを起動し、会社の基本情報（会社名、事業年度など）を入力します。
- 勘定科目の設定: 収入、支出、資産、負債など、会計で使用する勘定科目を設定します。建築設計施工会社特有の勘定科目（例：工事完成高、外注費、工事原価など）も必要に応じて追加します。
- 部門の設定: 部門管理機能を使用できるように設定し、各案件ごとに部門を作成します。部門コードや部門名を設定し、部門ごとの収支を追跡できるようにします。
- 取引の入力: 日々の取引を会計ソフトに入力します。収入（売上）は「売上高」勘定に、支出（外注費、材料費など）はそれぞれの勘定科目と部門を紐付けて入力します。
- レポートの作成: 各部門（案件）ごとの損益計算書を作成し、収支状況を確認します。これにより、各案件の利益率やコスト構造を把握できます。
各会計ソフトによって操作方法が異なる場合がありますので、ソフトのマニュアルやヘルプを参照しながら設定を進めてください。不明な点があれば、ソフトのサポートデスクに問い合わせることも可能です。
4. 案件別収支管理のメリットとデメリット
案件別の収支管理を行うことには、多くのメリットがありますが、同時にデメリットも存在します。以下に、それぞれのポイントをまとめます。
メリット:
- 収益性の可視化: 各案件の利益率を把握し、収益性の高い案件と低い案件を区別できます。
- コスト管理の強化: 案件ごとのコストを詳細に把握し、無駄なコストを削減できます。
- 経営判断の支援: 案件ごとの収支データに基づいて、価格設定、人員配置、外注先の選定など、経営判断の精度を高めることができます。
- 問題点の早期発見: 案件の進捗状況やコストの変動をリアルタイムで把握し、問題が発生した場合に早期に対処できます。
デメリット:
- 入力の手間: 各取引を案件ごとに分類し、部門を紐付けて入力する手間が増えます。
- 初期設定の手間: 会計ソフトの初期設定や、部門の設定に時間がかかる場合があります。
- 分析のスキル: 収支データを分析し、経営に活かすためには、ある程度の会計知識や分析スキルが必要です。
デメリットを克服するためには、会計ソフトの機能を最大限に活用し、効率的な入力方法を確立することが重要です。また、定期的な会計知識の学習や、専門家への相談も有効です。
5. 成功事例：部門管理機能を活用した収支改善
ここでは、実際に部門管理機能を活用して収支を改善した建築設計施工会社の事例を紹介します。
事例:
ある中小の建築設計施工会社では、案件ごとの収支管理ができておらず、どの案件が利益を生み出し、どの案件が損失を出しているのか把握できていませんでした。そこで、会計ソフトの部門管理機能を導入し、各案件ごとに部門を設定して収支を管理することにしました。
改善策:
- 部門の設定: 各案件ごとに部門を設定し、案件名と関連する情報を入力しました。
- 取引の入力: 収入（売上）と支出（外注費、材料費など）を、それぞれの案件の部門に紐付けて入力しました。
- レポートの確認: 各部門（案件）ごとの損益計算書を作成し、収支状況を定期的に確認しました。
結果:
- 収益性の可視化: 各案件の利益率を把握し、収益性の高い案件と低い案件を区別できるようになりました。
- コスト管理の強化: 案件ごとのコストを詳細に把握し、無駄なコストを削減できるようになりました。
- 経営判断の改善: 案件ごとの収支データに基づいて、価格設定や外注先の選定などの経営判断の精度が向上しました。
この事例から、部門管理機能を活用することで、中小企業でも収支管理を強化し、経営改善につなげることができることが分かります。
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6. よくある質問と回答
会計ソフトの導入や、案件別収支管理に関するよくある質問とその回答をまとめました。
Q1: 会計ソフトは、どのようなものを選べば良いですか？
A1: 建築設計施工会社のような中小企業では、高機能なソフトよりも、必要な機能が揃った費用対効果の高いソフトを選ぶことが重要です。使いやすさ、部門管理機能、サポート体制、拡張性を考慮して選びましょう。無料トライアルなどを活用して、実際に試してみるのも良いでしょう。
Q2: 部門管理機能の設定が難しいです。どのようにすれば良いですか？
A2: 会計ソフトのマニュアルやヘルプを参照し、手順に従って設定を進めてください。ソフトによっては、オンラインセミナーや動画解説なども提供されています。それでも分からない場合は、ソフトのサポートデスクに問い合わせるか、専門家（税理士など）に相談することをお勧めします。
Q3: 案件数が多く、入力作業が大変です。効率的な入力方法を教えてください。
A3: 以下の方法を試してみてください。
- 自動仕訳機能の活用: 頻繁に発生する取引は、自動仕訳機能を活用して、入力の手間を省きましょう。
- データ連携: 銀行口座やクレジットカードとのデータ連携機能を活用し、取引データを自動的に取り込みましょう。
- テンプレートの活用: 繰り返し発生する取引は、テンプレートを作成し、入力時間を短縮しましょう。
Q4: 会計ソフトの導入費用はどのくらいですか？
A4: 会計ソフトの費用は、ソフトの種類や機能によって異なります。月額数百円から数万円程度のものまであります。無料のソフトもありますが、機能が制限されている場合が多いです。自社のニーズに合ったソフトを選び、費用対効果を考慮しましょう。
Q5: 会計ソフトの導入に際して、注意すべき点はありますか？
A5: 以下の点に注意しましょう。
- データのバックアップ: データのバックアップを定期的に行い、万が一の事態に備えましょう。
- セキュリティ対策: パスワード管理を徹底し、不正アクセスを防ぎましょう。
- 法改正への対応: 税制改正など、法改正に対応したソフトを選ぶか、アップデートを行いましょう。
7. まとめ：会計ソフトを活用して、建築設計施工会社の経理事務を効率化
この記事では、建築設計施工会社で経理事務を行うあなたが、会計ソフトを活用して案件別の収支管理を効率的に行うための方法を解説しました。会計ソフトの選び方から、部門管理機能の設定方法、そして具体的な成功事例まで、幅広く紹介しました。
会計ソフトの導入は、最初は大変かもしれませんが、一度設定すれば、日々の経理業務を格段に効率化し、経営判断に役立つ貴重なデータを得ることができます。この記事を参考に、会計ソフトを最大限に活用し、建築設計施工会社の経理事務を成功させてください。そして、あなたのキャリアアップを心から応援しています。