仕事の分担、これで本当に良いの？事務員二人の会社で抱える悩みと解決策
仕事の分担、これで本当に良いの？事務員二人の会社で抱える悩みと解決策
この記事では、事務員2人という小規模な会社で、仕事の分担に悩むあなたに向けて、具体的な解決策を提示します。日々の業務におけるあなたの負担を軽減し、もう一人の事務員との関係を改善し、最終的には会社全体の生産性向上を目指します。
小さな、会社なので事務員が二人なのですが、仕事の分担について相談させてください。
建築関係なので、設計の図面作成とかがあり、もともと短大で建築設計の勉強していたのでそういう仕事に関してはほとんど私がしたり、経理関係をもう一人の子に任せています。
現金（給料など含む）の取り扱いに関しては、勤務年数の多い私がしています。
その中で、彼女にどこまで仕事をさせていいのかが、彼女が入社して1年ほどですが、いまだにわかりません。
彼女自身も、『なにかしましょうか？』というような、仕事への前向きさもなさそうなので、彼女のキャリア（転職前の仕事の関係など）能力もあって、あまり難しい仕事などは任せていません。
他から見れば、私のほうがたくさん抱えてるんじゃないか？と思われているようです。
小さい会社なので、事務の仕事も限られてはいるので、たまに現場に職人さんに連れられ、見積もりに行ったり、測量をしたりします。それもほとんどが私です。現場で職人さんに教わることが多いので、事務員でも現場のしごとは苦ではないし、むしろ楽しいです。
ただ、もう一人の子は、現場仕事は事務員がする仕事ではない！と言ったりしてますが、私もその子に合わせて『だよねぇ～』というのですが、内心は、全然別に事務員でも現場に出てかまわないと思っています。
事務仕事も彼女に手伝ってもらってもいいと思ってはいるのですが、自分でやったほうが早く済むからと思ってついつい自分でほとんどしてしまいます。
これはやっぱりよくないでしょうか・・・
現状分析：抱えている問題点と潜在的なリスク
まず、あなたの状況を整理し、問題点と潜在的なリスクを明確にしましょう。現状では、あなたが多くの業務を抱え込み、もう一人の事務員との間で仕事の分担がうまくいっていない状態です。これは、以下のような問題を引き起こす可能性があります。
- 過度な負担： あなた自身の仕事量が増え、疲労やストレスが蓄積し、心身の健康を害するリスクがあります。
- キャリア成長の阻害： あなたが特定の業務に集中しすぎると、新しいスキルを習得する機会や、より高度な業務に挑戦する機会を失う可能性があります。
- 組織の停滞： もう一人の事務員の成長が止まり、会社全体の生産性向上を妨げる可能性があります。
- 人間関係の悪化： もう一人の事務員との間に不公平感が生じ、ギスギスした関係になる可能性があります。
- 属人化によるリスク： あなたしかできない業務が増えると、あなたが不在になった場合に業務が滞るリスクがあります。
解決策：具体的なステップと実践的なアドバイス
これらの問題を解決するために、具体的なステップと実践的なアドバイスを提示します。以下のステップを順番に実行することで、仕事の分担を改善し、より働きやすい環境を構築できます。
ステップ1：現状の業務内容を可視化する
まず、あなたの現在の業務内容を詳細に把握することから始めましょう。以下の方法で、業務の可視化を行います。
- 業務リストの作成： 毎日行っている業務をリストアップします。事務仕事、現場での業務、その他雑務など、細かく分類しましょう。
- 時間計測： 各業務にかかる時間を計測します。1週間程度の記録で、業務量の偏りや、時間の使い方を把握できます。
- 業務の重要度と緊急度の評価： 各業務の重要度と緊急度を評価します。「重要度×緊急度」のマトリックスを作成し、優先順位を決定しましょう。
この可視化作業を通して、あなたが抱えている業務量、時間配分、業務の優先順位を客観的に把握することができます。
ステップ2：もう一人の事務員とのコミュニケーションを深める
次に、もう一人の事務員とのコミュニケーションを深め、相互理解を深めることが重要です。以下の点を意識してコミュニケーションを取りましょう。
- 定期的なミーティングの実施： 週に一度、30分程度のミーティングを設定し、業務の進捗状況や課題を共有する場を設けましょう。
- オープンな対話： 彼女のキャリアプランや、仕事に対する考えを尋ね、積極的に耳を傾けましょう。
- フィードバックの提供： 彼女の業務に対するフィードバックを、具体的に行いましょう。良い点だけでなく、改善点も伝え、成長を促しましょう。
- 感謝の気持ちを伝える： 彼女が担当した業務に対して、感謝の気持ちを言葉で伝えましょう。
コミュニケーションを通じて、彼女の仕事に対するモチベーションを高め、積極的に業務に取り組むように促すことができます。
ステップ3：業務の分担と権限委譲を行う
現状把握とコミュニケーションを通じて、業務の分担と権限委譲を進めましょう。以下の点を考慮して、具体的な業務分担を決定します。
- 彼女のスキルと興味： 彼女のこれまでの経験や、興味のある分野を考慮し、彼女に合った業務を割り当てましょう。
- 段階的な委譲： 最初から難しい業務を任せるのではなく、徐々にステップアップするように、段階的に業務を委譲しましょう。
- 明確な指示とサポート： 業務を委譲する際には、具体的な指示を与え、必要な情報やツールを提供し、彼女がスムーズに業務を遂行できるようにサポートしましょう。
- マニュアルの作成： 繰り返し行う業務については、マニュアルを作成し、彼女がいつでも参照できるようにしましょう。
- 進捗管理： 彼女が担当する業務の進捗状況を定期的に確認し、必要に応じてアドバイスやサポートを行いましょう。
例えば、経理業務の一部を彼女に任せたり、簡単な図面作成や、顧客対応などを任せることも良いでしょう。また、あなたが担当していた現場での測量や見積もり業務の一部を、彼女と一緒に担当することで、彼女のスキルアップを図ることもできます。
ステップ4：現場業務の分担とチームワークの強化
あなたが現場での業務も行っていることから、現場業務の分担についても検討しましょう。彼女が現場に出ることに抵抗がある場合でも、以下のような方法で、徐々に現場業務への参加を促すことができます。
- 同行： 最初は、あなたが現場に同行し、彼女に業務の様子を見学させ、現場の雰囲気に慣れてもらいましょう。
- 簡単な業務からのスタート： 見積もりの作成や、写真撮影など、比較的簡単な業務から始めてもらいましょう。
- 職人さんとの連携： 職人さんに、彼女への指導をお願いし、現場でのコミュニケーションを円滑にしましょう。
- 役割分担： 現場での役割分担を明確にし、彼女が自分の役割を理解できるようにしましょう。
- チームワークの強化： 定期的に、チーム全体でのミーティングや、懇親会などを開催し、チームワークを強化しましょう。
現場での業務分担を進めることで、彼女の仕事に対する幅を広げ、あなたの負担を軽減することができます。また、チームワークを強化することで、会社全体の生産性向上にもつながります。
ステップ5：自己成長とキャリアアップを目指す
仕事の分担が進み、あなたの負担が軽減されたら、自己成長とキャリアアップを目指しましょう。以下の方法で、スキルアップを図り、より高度な業務に挑戦することができます。
- スキルアップのための学習： 建築設計に関する専門知識や、マネジメントスキルなど、自分のキャリアプランに合ったスキルを習得するための学習を始めましょう。
- 資格取得： 建築士や、施工管理技士などの資格を取得することで、専門性を高め、キャリアアップにつなげることができます。
- 社内でのキャリアアップ： 会社の規模によっては、管理職への昇進を目指すことも可能です。
- 転職： より高いレベルの仕事に挑戦したい場合は、転職も選択肢の一つです。
自己成長とキャリアアップを通じて、あなたの市場価値を高め、よりやりがいのある仕事に就くことができます。
成功事例：他の会社での業務分担の改善
実際に、他の会社で業務分担を改善し、成功した事例を紹介します。
- 事例1： 事務員2名、社員5名の建築設計事務所
以前は、代表者がすべての業務を抱え込んでいたが、業務の可視化を行い、事務員に経理業務の一部を委譲。さらに、顧客対応や、簡単な図面作成も任せることで、代表者の負担を大幅に軽減。事務員のスキルアップも実現し、会社全体の生産性も向上した。 - 事例2： 事務員1名、社員3名の小規模建設会社
事務員がすべての事務業務を一人で担当していたが、業務の効率化を図るために、クラウド型の経費精算システムを導入。事務作業の時間を短縮し、新しい顧客開拓や、現場管理に時間を割けるようになった。 - 事例3： 事務員2名、社員8名の工務店
事務員の一人が、現場管理業務に興味を持っていたため、代表者が現場に同行し、OJTを実施。徐々に、現場での業務を任せるようにした。結果、事務員のスキルアップ、顧客満足度の向上、そして代表者の負担軽減につながった。
これらの事例から、あなたの会社でも、適切な方法で業務分担を改善することで、必ず成功できることがわかります。
専門家からのアドバイス：効果的な業務分担のポイント
キャリアコンサルタントとして、効果的な業務分担を行うためのポイントをまとめます。
- 明確な目標設定： 業務分担の目的を明確にし、会社全体としての目標を設定しましょう。
- コミュニケーションの重視： 積極的にコミュニケーションを取り、相互理解を深めることが重要です。
- 柔軟な対応： 状況に合わせて、柔軟に業務分担を見直す必要があります。
- 継続的な改善： 一度業務分担を行ったからといって、終わりではありません。定期的に見直しを行い、改善を続けることが重要です。
- 適切なツールとシステムの導入： 業務効率化のために、適切なツールやシステムの導入を検討しましょう。
これらのポイントを意識することで、より効果的な業務分担を実現し、会社全体の生産性向上につなげることができます。
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まとめ：一歩踏み出し、より良い職場環境を創造しましょう
今回の記事では、事務員2人という小規模な会社で、仕事の分担に悩むあなたに向けて、具体的な解決策を提示しました。現状の課題を整理し、業務の可視化、コミュニケーションの強化、業務の分担と権限委譲、現場業務の分担、そして自己成長とキャリアアップというステップを踏むことで、必ず状況は改善します。
あなたは、もう一人の事務員との関係を改善し、あなたの負担を軽減し、会社全体の生産性向上に貢献できます。ぜひ、この記事で紹介した方法を参考に、一歩踏み出し、より良い職場環境を創造してください。