店舗設計施工会社の経理担当者が抱える悩み：原価計算、経理ソフト導入、効率化への道
店舗設計施工会社の経理担当者が抱える悩み：原価計算、経理ソフト導入、効率化への道
この記事では、店舗設計施工会社で経理業務を一人で担当されている方の悩みにお応えします。原価計算の煩雑さ、経理ソフトの導入への迷い、そして業務効率化の課題について、具体的な解決策を提示します。この記事を読むことで、日々の業務負担を軽減し、より正確な経営判断ができるようになるためのヒントを得られるでしょう。
会社の経理というか、内部処理の質問です。
わたしの会社は主に店舗の設計施工をしている会社です。社員も１０人以下の小さな会社です。事務と経理はわたしが一人でやっています。
設計施工なので、工事にかかわる打合せから図面、工事までが社員の仕事です。事実やることはたくさんなので、休みもなければ余裕もありません。そのため、現場経費が必然と上がり、利益も減ります。緻密な原価計算が必要なのはわかっているのですが、現実的に厳しいものがあります。あとはその担当の要領ややる気で断然の差はでますが、そんなのいちいち選んでられませんので、少しでも負担がなく原価計算ができる方法がないかと模索しています。尚かつ、経理との連携もとれるのが理想です。
すべての関連ソフトが高コストでありますが、そこまでのスキルもいらない気もして導入までには至っていません。どれがいいかも実際わからないので。
現状はすべてがだいたいの予想でしかないので、実際の試算表をみてビックリというのも少なくありません。売上金額や入金予定が経理に上がるのはほとんど事後なので、毎月ギリギリの現金計算です。幸い、社長の人柄と仕事はとても評価はされていますので、なんとかここまでやってこれた。という状態です。
でもこのご時世ですので、この先の事を考えたら、より正確な経営をしていかなければならないと思っています。わたしもなんちゃって経理の部分がありますので、日々勉強していかなければいけないのはわかっているのですが、実際何をやっていいのかわからないのも現状です。先輩も後輩もいないので、相談相手もいなく自己流でしかありません。本も探しても、こういう業種の経理なんてものはありませんし。近いものでアレンジするしかありません。それもこれも各業務単品の書類なので、なんか無駄な気がしてしまいます。でも簡単でわかりやすく、がテーマです。じゃあ、自分でエクセルマクロで作っちゃう？！と思っても なかなか進まず・・・・
何かいいアドバイスいただければうれしいです。
今の環境を大まかに・・・
見積は 「みつも朗」
原価計算は エクセル作成書類で担当者が手書き
請求書の作成は 主に口答による手書きで
経理ソフトは 建設奉行をいれましたが、あまりつかいこなせていません。
手書きによる日記帳と元帳による管理。
1. 現状分析：抱える課題を明確にする
まず、現状の経理業務における課題を具体的に把握することから始めましょう。ご相談内容から、以下の点が主な課題として挙げられます。
- 原価計算の精度不足: 手書きのエクセルによる原価計算は、どうしても手間がかかり、正確性に欠ける可能性があります。
- 経理ソフトの活用不足: 導入したものの使いこなせていない経理ソフトは、コストの無駄遣いになりかねません。
- 情報連携の遅れ: 売上や入金に関する情報が事後報告になるため、正確な経営状況の把握が遅れます。
- 業務効率の悪さ: 手書きでの請求書作成や、日記帳と元帳による管理は、時間と労力を浪費します。
- 専門知識の不足: 経理に関する専門知識やノウハウが不足しているため、改善の方向性を見つけにくい状況です。
これらの課題を一つずつ解決していくことで、業務効率化と経営の安定化を目指しましょう。
2. 原価計算の効率化：Excelから脱却し、連携を強化する
手書きのエクセルによる原価計算は、時間と労力がかかるだけでなく、計算ミスや入力漏れのリスクも伴います。そこで、原価計算の効率化を図るために、以下の方法を検討しましょう。
2-1. クラウド型原価計算システムの導入
高価な経理ソフトを導入する前に、まずはクラウド型の原価計算システムを検討してみましょう。クラウド型システムは、初期費用が安く、導入も比較的容易です。また、インターネット環境があれば、場所を選ばずに利用できるため、テレワークにも対応できます。
メリット:
- 自動計算機能による計算ミスの削減
- リアルタイムでの原価管理
- 複数人で情報共有が可能
- データの一元管理
おすすめのクラウド型原価計算システム:
- ミツモア: 見積もりから発注、請求までを一元管理できるシステムです。
- freee: クラウド会計ソフトとの連携が可能です。
- マネーフォワード クラウド: 建設業向けの機能も充実しています。
これらのシステムを比較検討し、自社のニーズに合ったものを選びましょう。
2-2. 経理ソフトとの連携
もし、すでに経理ソフトを導入しているのであれば、原価計算システムとの連携を検討しましょう。連携することで、原価計算の結果をスムーズに経理ソフトに反映させることができ、二重入力の手間を省くことができます。
連携のポイント:
- データの自動連携機能を活用する
- 連携方法（CSVファイル、API連携など）を確認する
- 連携後のデータの整合性を確認する
3. 経理ソフトの活用：建設奉行を使いこなすためのステップ
建設奉行を導入したものの、使いこなせていないとのことですので、まずは建設奉行の機能を理解し、自社の業務に合わせた設定を行うことが重要です。
3-1. 建設奉行の基本機能を理解する
建設奉行には、さまざまな機能が搭載されています。まずは、基本的な機能を理解し、自社の業務にどのように活用できるのかを把握しましょう。
主な機能:
- 会計処理
- 予算管理
- 原価管理
- 請求管理
- 支払管理
- 固定資産管理
3-2. 自社の業務に合わせた設定を行う
建設奉行を最大限に活用するためには、自社の業務に合わせた設定を行う必要があります。
設定のポイント:
- 勘定科目、部門、プロジェクトなどの設定
- 消費税の設定
- 締め処理の設定
- 帳票レイアウトの設定
建設奉行のマニュアルを参照したり、サポートセンターに問い合わせたりして、設定を進めましょう。
3-3. 建設奉行の操作を習得する
建設奉行の機能を理解し、設定を行っても、操作方法が分からなければ活用できません。操作方法を習得するために、以下の方法を試してみましょう。
- マニュアルを読む
- 操作に関する動画を視聴する
- セミナーに参加する
- サポートセンターに問い合わせる
建設奉行の操作に慣れることで、より効率的に経理業務を行うことができます。
4. 情報連携の強化：リアルタイムな情報共有を実現する
売上や入金に関する情報が事後報告になることで、経営判断が遅れる可能性があります。そこで、リアルタイムな情報共有を実現するために、以下の方法を検討しましょう。
4-1. 情報共有ツールの導入
情報共有ツールを導入することで、リアルタイムでの情報共有を促進できます。
おすすめの情報共有ツール:
- チャットワーク: リアルタイムでの情報共有や、ファイル共有が可能です。
- Slack: チャンネルを作成して、プロジェクトごとに情報を共有できます。
- Google Workspace: ドキュメントやスプレッドシートを共有し、共同で編集できます。
4-2. 情報共有のルールを定める
情報共有ツールを導入するだけでなく、情報共有のルールを定めることも重要です。
ルールの例:
- 売上や入金に関する情報は、速やかに報告する
- 進捗状況は、定期的に報告する
- 重要な情報は、関係者全員に共有する
情報共有のルールを定めることで、スムーズな情報伝達を実現し、経営判断の迅速化に繋げましょう。
5. 業務効率化：手作業を減らし、時間を有効活用する
手書きでの請求書作成や、日記帳と元帳による管理は、時間と労力を浪費します。業務効率化を図るために、以下の方法を検討しましょう。
5-1. 請求書の電子化
請求書の作成を電子化することで、作成時間や郵送コストを削減できます。
メリット:
- 作成時間の短縮
- 郵送コストの削減
- 保管スペースの削減
- 検索性の向上
請求書作成ソフト:
- Misoca
- freee
- MakeLeaps
5-2. 会計ソフトの導入
手書きでの日記帳と元帳による管理から、会計ソフトを導入することで、入力作業の効率化と、会計データの正確性の向上を図ることができます。
おすすめの会計ソフト:
- freee
- マネーフォワード クラウド会計
- やよいの青色申告
これらのソフトを比較検討し、自社のニーズに合ったものを選びましょう。
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6. 専門知識の習得：自己学習と外部リソースの活用
経理に関する専門知識を習得することで、業務改善の方向性を見つけやすくなります。自己学習と外部リソースを活用して、知識を深めましょう。
6-1. 自己学習
経理に関する書籍や、Webサイト、動画などを活用して、自己学習を行いましょう。
おすすめの学習方法:
- 経理に関する書籍を読む
- Webサイトで情報を収集する
- オンライン講座を受講する
- 経理に関するセミナーに参加する
6-2. 外部リソースの活用
専門家や、外部のサービスを活用することで、より専門的な知識やノウハウを得ることができます。
外部リソースの例:
- 税理士に相談する
- 会計コンサルタントに相談する
- 経理に関するセミナーに参加する
- 専門家への相談を検討しましょう
7. 段階的な改善：焦らず、一歩ずつ進む
一度にすべての課題を解決しようとせず、段階的に改善を進めていくことが重要です。まずは、改善しやすいところから取り組み、徐々に範囲を広げていきましょう。
改善のステップ:
- 現状の課題を明確にする
- 優先順位を決める
- 具体的な改善策を検討する
- 実行する
- 効果を測定する
- 改善を繰り返す
焦らず、一歩ずつ改善を進めていくことで、着実に業務効率化と経営の安定化を実現できます。
8. まとめ：未来を見据えた経理体制の構築
店舗設計施工会社の経理担当者として、原価計算の精度向上、経理ソフトの活用、情報共有の強化、業務効率化、専門知識の習得など、多くの課題に取り組む必要があります。しかし、これらの課題を一つずつ解決していくことで、より正確な経営判断が可能になり、会社の成長に貢献することができます。
現状を分析し、課題を明確にすることから始め、段階的に改善を進めていきましょう。クラウド型システムの導入、経理ソフトの活用、情報共有ツールの導入、業務効率化、専門知識の習得など、具体的な方法を参考に、自社に合った経理体制を構築してください。
未来を見据え、より良い経理体制を構築するために、一歩ずつ進んでいきましょう。