事務の仕事が暇でやることがありません…打開策を見つけ、キャリアアップを目指しましょう
事務の仕事が暇でやることがありません…打開策を見つけ、キャリアアップを目指しましょう
この記事では、事務職でありながら、仕事が暇で持て余しているというお悩みに焦点を当て、具体的な打開策とキャリアアップのヒントを提供します。建築・設計・不動産業界での事務経験を活かしつつ、現状を打破し、やりがいを見出すための方法を、具体的なステップと共にご紹介します。
事務の仕事が暇でやることがありません。
建築・設計・不動産などをやっている会社に勤めていて、総務、設計補助をしています。最近は設計担当の新人が入社したため設計の仕事がまわってこなくなりました。営業の方にもなにか手伝えることがないかと聞いてもなにもないよと言われるだけで本当に暇です。
自分でできる仕事は全部やりました。出納帳への記入、出勤簿、伝票整理、書類整理、備品類発注、掃除、加湿器やポットやコーヒーメーカーへの給水
会社内狭く、皆さん仕事をしているためインターネットサーフィンなんて全然できません。今は幸い少人数しかいませんので少しいじれますが…
もちろん携帯なんかも全然いじれませんし、かといってぼーっとしてるのも…
やることがなさすぎて、汚くてごちゃごちゃしていた備品が入っている引出しを整理しようとしたらそこはやらなくていいよと言われてしまい…
参考書広げて勉強できる雰囲気の会社でもありません。
最近はひたすら、無駄に書類作り直したり、よく使う書類をコピーしたり、、よく覚えてません。
毎日定時で帰っています。毎日2時間くらい残業している先輩方に申し訳ないです。帰る間際などもやることあったら手伝いますよとは言っているのですがやることもなく定時で帰らざるをえないというか…。
毎日定時で帰って嫌な奴と思われてるのかな… わたしは仕事でなんの助けになっているのだろう… 次はなにしよう…どうしよう… そう考えてると心が弱ってきます。
唯一楽しい時間は、銀行に行くため外に出るとき。
みなさんこのような状態ならどう過ごしますか？ 暇な時、ネットや携帯などできないときどうしていますか？ 助けてください。
現状分析：なぜ暇なのか？
まず、なぜあなたが「暇」だと感じるのか、その原因を具体的に分析してみましょう。今回のケースでは、以下の要因が考えられます。
- 設計補助業務の減少: 新人の設計担当が入社したことで、あなたの設計補助の仕事が減少し、業務量が減少した可能性があります。
- 業務の偏り: 総務的な業務は一通りこなしているものの、それ以上の業務が見当たらない状況です。
- コミュニケーション不足: 営業や他の部署との連携が少なく、新たな業務の機会を見つけられていない可能性があります。
- 会社の雰囲気: インターネットサーフィンや参考書での勉強がしにくい環境であるため、自己研鑽の機会も限られています。
これらの要因を踏まえ、具体的な解決策を検討していく必要があります。
ステップ1：業務の可視化と棚卸し
まずは、現在の業務内容を詳細に洗い出し、可視化することから始めましょう。具体的には、以下の3つのステップで進めます。
- 日々の業務内容の記録: 1週間程度の期間、毎日行った業務内容、所要時間、使用したツールなどを記録します。
例：- 出納帳への記入：30分
- 出勤簿のチェック：15分
- 備品の発注：1時間
- スキルの棚卸し: これまで培ってきたスキルを具体的にリストアップします。
例：- PCスキル（Word、Excel、PowerPoint）
- 事務処理能力
- コミュニケーション能力
- ビジネスマナー
- 課題の特定: 記録した業務内容とスキルの棚卸し結果から、改善点や不足しているスキルを特定します。
例：- Excelの関数をもっと使いこなせるようになりたい
- 業務効率化のためのツールをもっと知りたい
- 設計に関する知識を深めたい
ステップ2：上司や同僚との積極的なコミュニケーション
現状を打破するためには、周囲とのコミュニケーションが不可欠です。具体的には、以下の3つのポイントを意識しましょう。
- 上司との面談: 定期的に上司との面談の機会を設け、現状の業務量やキャリアプランについて相談します。「もっと貢献したい」「新しい業務に挑戦したい」という意欲を伝え、具体的な提案をしてみましょう。
例：- 「設計補助の仕事が減ったので、他の業務も手伝いたいと考えています。何かできることはありますか？」
- 「業務効率化のために、新しいツールを導入したいと考えています。何か良い案はありますか？」
- 「将来的に設計に関するスキルを身につけたいと考えています。何かアドバイスをいただけますか？」
- 同僚との情報交換: 他の部署の同僚と積極的にコミュニケーションを取り、業務内容や課題について情報交換を行います。
例：- 営業担当に、顧客対応で困っていることはないか、手伝えることはないか尋ねてみる。
- 設計担当に、図面作成の効率化について意見交換してみる。
- 自己PR: 自分のスキルや強みを積極的にアピールし、周囲に「できること」を理解してもらいましょう。
例：- 「Excelでのデータ集計が得意なので、何かお手伝いできることがあれば教えてください。」
- 「新しいツールを習得するのが早いので、何か導入する際にサポートできます。」
ステップ3：自己研鑽とスキルアップ
会社での業務がない時間を利用して、自己研鑽に励みましょう。スキルアップは、現状打破だけでなく、将来のキャリアアップにも繋がります。
- オンライン学習: オンライン学習プラットフォームを利用して、スキルアップを目指します。
例：- Excel、Word、PowerPointなどのPCスキルを向上させる。
- 設計に関する専門知識を学ぶ。（CAD、BIMなど）
- ビジネススキル（コミュニケーション、問題解決など）を磨く。
- 資格取得: 業務に関連する資格取得を目指します。
例：- 日商簿記
- MOS（Microsoft Office Specialist）
- 宅地建物取引士（不動産業界の場合）
- 読書: 業務に関連する書籍を読み、知識を深めます。
例：- 業務効率化に関する書籍
- 業界の最新情報に関する書籍
- 自己啓発に関する書籍
ステップ4：業務改善と効率化の提案
現状の業務を見直し、改善できる点を見つけ、積極的に提案してみましょう。業務改善は、あなたの評価を高めるだけでなく、会社全体の生産性向上にも貢献できます。
- 業務プロセスの見直し: 現在の業務プロセスを分析し、無駄な工程や重複している作業がないか確認します。
例：- 書類の電子化を提案し、ペーパーレス化を推進する。
- Excelのマクロを活用して、定型業務を自動化する。
- ツールの導入提案: 業務効率化に役立つツールの導入を提案します。
例：- プロジェクト管理ツール
- コミュニケーションツール
- 上司への報告と相談: 改善案を上司に報告し、承認を得てから実行します。
例：- 「〇〇の業務を効率化するために、〇〇のツールを導入することを提案します。」
- 「〇〇の書類を電子化することで、〇〇時間の削減が見込めます。」
ステップ5：キャリアプランの検討と転職も視野に
これらの努力を重ねても、現状が改善されない場合は、キャリアプランを見直し、転職も視野に入れる必要があります。
あなたのキャリアプランを明確にし、それに合わせた転職活動を行いましょう。
- 自己分析: 自分の強み、弱み、興味、価値観を明確にします。
例：- これまでの経験から得たスキルや知識
- 仕事に対する価値観（安定性、成長性、やりがいなど）
- 将来のキャリアビジョン
- 市場調査: 自分のスキルや経験を活かせる業界や職種を調査します。
例：- 建築・設計・不動産業界の求人情報を確認する。
- 事務職以外の職種も検討する。（営業事務、経理など）
- 自分のスキルを活かせる職種を探す。（Webライター、データ入力など）
- 求人情報の収集: 転職サイトや転職エージェントを利用して、求人情報を収集します。
例：- wovieなどの転職サイトで、自分の希望に合った求人を探す。
- 転職エージェントに相談し、キャリアプランや求人情報を提案してもらう。
- 応募書類の作成: 履歴書や職務経歴書を作成し、自分のスキルや経験を効果的にアピールします。
例：- これまでの業務経験を具体的に記述する。
- 自己PRで、自分の強みや熱意を伝える。
- 志望動機で、なぜその会社で働きたいのかを明確にする。
- 面接対策: 面接対策を行い、自分の魅力を最大限にアピールできるように準備します。
例：- 企業の情報を事前に調べておく。
- 面接官からの質問を想定し、回答を準備しておく。
- 模擬面接を行い、本番に備える。
転職活動は、あなたのキャリアを大きく変えるチャンスです。 積極的に行動し、理想のキャリアを実現しましょう。
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成功事例：現状を打破した事務職のAさんのケース
Aさんは、建築設計事務所で事務職として働いていましたが、仕事が暇で時間を持て余していました。彼女は、現状を打破するために、以下のステップを実行しました。
- 業務の可視化と棚卸し: 自分の業務内容を記録し、Excelスキルが不足していることに気づきました。
- 上司とのコミュニケーション: 上司にExcelスキルを向上させたいと相談し、業務に役立つ研修の受講を勧められました。
- 自己研鑽: 研修を受講し、Excelスキルを向上させました。さらに、業務効率化のためのマクロの作成方法を学びました。
- 業務改善の提案: Excelのマクロを活用して、定型業務を自動化する提案を行い、採用されました。
その結果、Aさんは業務効率化に貢献し、上司からの評価も向上しました。さらに、新しい業務を任されるようになり、仕事へのやりがいも増しました。Aさんのように、現状を打破するためには、積極的に行動し、自己研鑽を続けることが重要です。
専門家からのアドバイス
キャリアコンサルタントとして、私は次のようにアドバイスします。
- 現状を客観的に分析する: 自分の置かれている状況を冷静に分析し、問題点を特定しましょう。
- 目標を設定する: キャリアアップのための目標を明確にし、具体的なステップを立てましょう。
- 積極的に行動する: 周囲とのコミュニケーションを図り、自己研鑽に励み、業務改善を提案するなど、積極的に行動しましょう。
- 柔軟な発想を持つ: 状況に応じて、転職も視野に入れ、自分のキャリアプランを柔軟に見直しましょう。
あなたのキャリアは、あなたの行動次第で大きく変わります。現状に満足せず、積極的に行動し、理想のキャリアを実現してください。
まとめ：未来への第一歩を踏み出しましょう
この記事では、事務職で「暇」を感じているあなたが、現状を打破し、キャリアアップを目指すための具体的な方法を解説しました。業務の可視化、コミュニケーション、自己研鑽、業務改善、そしてキャリアプランの見直しというステップを踏むことで、必ず道は開けます。
大切なのは、現状に甘んじることなく、積極的に行動することです。この記事で紹介した方法を参考に、ぜひ一歩踏み出し、未来のキャリアを切り開いてください。あなたの努力が実り、充実した毎日を送れることを心から願っています。