マンション管理組合の役員問題、もう一人で抱え込まない！ 問題解決チェックリスト
マンション管理組合の役員問題、もう一人で抱え込まない！ 問題解決チェックリスト
分譲マンションの管理組合役員として、設備担当の業務を一人で抱え込み、高齢の理事や書記のサポートも行いながら、大規模修繕後の業者との対話という難題に直面しているあなたへ。責任感の強さゆえに、抱えきれないほどの業務を抱え込み、孤独を感じているかもしれません。この記事では、あなたの状況を深く理解し、具体的な解決策を提示します。
分譲マンションの管理組合で、順番で回って来た役員について教えて下さい。
マンション内の役員の部署で、主に設備関係で動かなければならない、今期の設備担当者がいますが、自分の役割の仕事もやらず、勤務に逃げてコチラ(※理事長・副理事長)に、半押し付け状態で、設備担当の業務をやりません。
まず、理事長は84歳で、全く頭が働かず。なので、不慣れな女の私がこなしざるおえ無い状況です。
つまり、書記も80歳過ぎの婆さんな為、能力的に無理な為、何度も同じ説明する手間と、尻拭いの手間を天秤にかけると、こなした方が、数倍楽なのは事実です。※捺印すら、逆さまになり、やり直しの手間になりまともにできません。
この場合他部署に、会計監査・会計・業務もいますが、同じように仕事に逃げるか、後は80歳過ぎの高齢者で頓珍漢で、毎回の役員会議で、ただ座ってるだけです。(※年齢的にも仕方無いですが。)
大規模修繕終了後に、業者や、区分所有者と対談しなきゃならない厄介な状況で、今期管理組合として副理事の私１人だけが、対談し、やり玉にされたく有りません。
言った・言わないを避ける為に、今期役員で最低二人は対談に必要かと思います。(※ボイレコは、許可を取り作動させますが)
１人じゃ不安です。
そこで質問します。
①この状況の場合、どうすれば良いのでしょうか？
②我がマンションには、住宅管理会社が入ってます。
あまり、今期に管理組合(※役員)側の協力が得られないなら、「身体に来てしまい、とてもやっていられない」と毎回の役員会議に出席する住宅管理会社の担当に、要件を伝えるべきでしょうか？
③ 爺さん・婆さんは無理ですが、会計や業務等 比較的若いです。
ですが、部署が違う為、協力を求める事は違反になるのですか？
部署関係無く、皆で協力するべきなのでしょうか？
爺さん・婆さんの役割やら、とてもじゃ有りませんが、身体が持ちません。
参考程度に、①・②・③の事と、アドバイスを宜しくお願いいたします。
今回の記事では、マンション管理組合の役員という、ある意味「ボランティア」的な役割の中で、特定の業務に負担が集中し、周囲の協力が得られず、孤立感を深めているあなたに向けて、具体的な解決策を提示します。
この記事では、あなたの抱える問題を以下の3つのステップに分け、具体的な行動プランを提案します。
- ステップ1：現状の課題を明確化し、問題の本質を理解する
- ステップ2：具体的な解決策を検討し、実行可能な計画を立てる
- ステップ3：周囲との連携を強化し、より良い状況を作り出す
この記事を読み終える頃には、あなたは現状の課題を整理し、具体的な解決策を見つけ、より良い状況を作り出すための第一歩を踏み出せるでしょう。
ステップ1：現状の課題を明確化し、問題の本質を理解する
まずは、あなたが直面している問題を具体的に整理し、その本質を理解することから始めましょう。問題を客観的に把握することで、適切な解決策を見つけやすくなります。
1.1 問題点の洗い出し
以下のチェックリストを用いて、あなたの抱える問題を具体的に洗い出してみましょう。当てはまる項目にチェックを入れてください。
- 設備担当者が業務を放棄している。
- 理事長が高齢で、業務遂行能力が低い。
- 書記が高齢で、業務遂行能力が低い。
- 他の役員が協力的でない。
- 大規模修繕後の業者との対話に不安がある。
- 業務負担が過大で、心身に負担を感じている。
- 管理会社との連携がうまくいっていない。
- 周囲に相談できる相手がいない。
チェックの数が多いほど、あなたの抱える問題は複雑化している可能性があります。問題点を可視化することで、優先順位をつけ、一つずつ解決していくための道筋が見えてきます。
1.2 問題の本質を理解する
次に、問題の本質を理解するために、以下の3つの視点から現状を分析してみましょう。
- 役割分担の不均衡：特定の役員に業務が集中し、他の役員が協力しないことで、負担が偏っている。
- コミュニケーション不足：役員間の連携がうまくいかず、情報共有や意思疎通が不足している。
- 組織体制の脆弱性：高齢化や能力不足により、管理組合としての機能が低下している。
これらの視点から現状を分析することで、問題の根本原因を特定し、より効果的な解決策を導き出すことができます。
ステップ2：具体的な解決策を検討し、実行可能な計画を立てる
問題の本質を理解した上で、具体的な解決策を検討し、実行可能な計画を立てましょう。ここでは、3つの具体的な解決策を提案します。
2.1 役員間の役割分担の見直し
まず、役員間の役割分担を見直し、負担を分散させることを目指しましょう。以下の具体的な行動を検討してください。
- 役員会での議題提起：「現状の業務分担では、特定の役員に負担が集中し、公平性を欠いている」と問題提起し、改善を促しましょう。
- 役割分担の明確化：各役員の担当業務を明確にし、文書化することで、責任の所在を明確化しましょう。
- 協力体制の構築：他の役員に、専門知識や経験を持つ区分所有者への協力を仰ぎ、業務を分担する体制を構築しましょう。
- 業務の可視化：各役員の業務内容を可視化し、進捗状況を共有することで、相互理解を深め、協力体制を強化しましょう。
2.2 管理会社との連携強化
次に、管理会社との連携を強化し、専門的なサポートを得ることを検討しましょう。以下の具体的な行動を試してください。
- 定期的な打ち合わせ：管理会社の担当者と定期的に打ち合わせを行い、現状の課題や問題点を共有しましょう。
- 専門的なアドバイスの活用：管理会社から、設備に関する専門的なアドバイスや、大規模修繕に関する情報提供を受けましょう。
- 業務委託の検討：管理会社に、一部の業務を委託することで、あなたの負担を軽減することを検討しましょう。
- 契約内容の見直し：管理会社との契約内容を見直し、必要なサービスを追加することで、より質の高いサポートを受けられるようにしましょう。
2.3 周囲への相談と情報収集
一人で抱え込まず、周囲に相談し、情報収集を行うことも重要です。以下の具体的な行動を実践しましょう。
- 他の区分所有者への相談：他の区分所有者に、現状の課題や問題点を相談し、協力を仰ぎましょう。
- 専門家への相談：マンション管理士や弁護士など、専門家への相談を検討しましょう。
- 情報収集：マンション管理に関する情報を収集し、知識を深めることで、問題解決のヒントを得ましょう。
- 自治体への相談：必要に応じて、自治体の相談窓口に相談し、アドバイスを受けましょう。
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ステップ3：周囲との連携を強化し、より良い状況を作り出す
具体的な解決策を実行に移すだけでなく、周囲との連携を強化することで、より良い状況を作り出すことが重要です。以下の3つのポイントを意識しましょう。
3.1 コミュニケーションの活性化
役員間のコミュニケーションを活性化し、相互理解を深めることが、問題解決の第一歩です。以下の具体的な行動を実践しましょう。
- 定期的な情報共有：役員会以外にも、定期的に情報交換の場を設け、進捗状況や課題を共有しましょう。
- 積極的な意見交換：役員会やその他の場で、積極的に意見交換を行い、建設的な議論をしましょう。
- 感謝の気持ちを伝える：他の役員の協力に対して、感謝の気持ちを言葉で伝えましょう。
- 親睦会などの開催：役員間の親睦を深めるために、懇親会や食事会などを開催しましょう。
3.2 組織としての意識改革
管理組合全体で、問題意識を共有し、組織としての意識改革を進めることが重要です。以下の具体的な行動を検討しましょう。
- 問題意識の共有：役員会や総会で、現状の課題や問題点を共有し、問題意識を高めましょう。
- 意識改革の推進：問題解決に向けて、役員だけでなく、区分所有者全体で意識改革を推進しましょう。
- 研修会などの開催：マンション管理に関する研修会などを開催し、知識や意識の向上を図りましょう。
- 次期役員の育成：次期役員を育成し、組織の継続性を確保しましょう。
3.3 状況に応じた柔軟な対応
問題解決に向けて、状況に応じて柔軟に対応することが重要です。以下のポイントを意識しましょう。
- 問題の優先順位付け：複数の問題が混在する場合は、優先順位をつけ、解決に取り組みましょう。
- 進捗状況の確認：定期的に進捗状況を確認し、必要に応じて計画を修正しましょう。
- 諦めない姿勢：問題解決には時間がかかることもありますが、諦めずに粘り強く取り組みましょう。
- 成功事例の共有：他のマンション管理組合の成功事例を参考に、自らの状況に合わせて取り入れましょう。
まとめ：一人で抱え込まず、周囲との連携を強化し、より良い状況を作り出しましょう
この記事では、マンション管理組合の役員として、業務負担や周囲の協力不足に悩むあなたに向けて、具体的な解決策を提示しました。問題解決のためには、現状の課題を明確化し、具体的な計画を立て、周囲との連携を強化することが重要です。
あなたの抱える問題は、決してあなただけの問題ではありません。多くの人が、同じような悩みを抱えています。この記事で提案した解決策を参考に、一人で抱え込まず、周囲との連携を強化し、より良い状況を作り出してください。
最後に、あなたに役立つ情報をいくつかご紹介します。
- マンション管理士会：マンション管理士に相談し、専門的なアドバイスを受けることができます。
- 国土交通省：マンション管理に関する情報や、相談窓口が提供されています。
- マンション管理組合の事例集：他のマンション管理組合の事例を参考に、自らの状況に合わせて取り入れることができます。
これらの情報を活用し、あなたのマンション管理組合がより良い方向へ進むことを願っています。